Geschäftsreise planen

Eine Geschäftsreise zählt für viele Berufstätige zum Berufsalltag. Oftmals müssen dabei Geschäftsbeziehungen gepflegt oder neue Geschäftszweige eröffnet werden. Auch Fortbildungen oder Seminare gehören zu einem der häufigsten Gründe für eine Geschäftsreise. Viele Dinge lassen sich nur mit einem persönlichen Auftritt bewerkstelligen. Daher ist es umso wichtiger, dass du auf einige Dinge achtest, wenn du eine Geschäftsreise planen möchtest.

So zählt der persönliche Eindruck auch in Zeiten digitaler Medien immer noch sehr viel, um neue Geschäftskontakte zu knüpfen und ein Unternehmen erfolgreich zu repräsentieren. Deshalb sollte man jede Geschäftsreise optimal vorbereiten, um einerseits dafür zu sorgen, dass man sich selbst die Reise so angenehm wie möglich gestaltet und andererseits einen bleibenden Eindruck bei neuen Geschäftspartnern hinterlässt.

Angesichts dessen haben wir dir hier eine praktische Checkliste entworfen, welche die wichtigsten Faktoren bei einer Geschäftsreise aufzählt.

Grober Plan

Um sicherzustellen, dass wir nichts Wichtiges übersehen, können wir die Planung in mehrere Schritte unterteilen. Nachfolgend unser grober Plan:

1. Ziel der Reise bestimmen: Überlege dir, wohin du reisen möchtest und warum. Welches Ziel möchtest du erreichen und welche Art von Geschäftstreffen, Konferenzen oder Veranstaltungen stehen an?
2. Reisezeitraum festlegen: Bestimme den Zeitraum, in dem du reisen möchtest. Berücksichtige dabei auch mögliche Reisebeschränkungen oder saisonale Besonderheiten des Zielorts.
3. Flug und Transportmittel: Finde die beste und schnellste Möglichkeit, um zum Zielort zu gelangen und buche entsprechende Flüge oder andere Transportmittel. Achte dabei auf Flugverbindungen, Reisezeiten, Kosten und auch auf die Buchungsbedingungen.
4. Unterkunft: Suche nach einer Unterkunft in der Nähe des Zielorts, die deinen Anforderungen und Budgetvorstellungen entspricht. Beachte auch die Lage und Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel.
5. Meetingplanung: Organisiere Treffen mit Geschäftspartnern oder Kollegen und plane entsprechende Termine und Aktivitäten.
6. Dokumente und Visa: Überprüfe, welche Dokumente und Visa für die Reise erforderlich sind, und kümmere dich rechtzeitig um deren Beantragung.
7. Reisebudget: Stelle ein Budget für die Reise zusammen und achte darauf, dass alle Kosten wie Flug, Unterkunft, Verpflegung und andere Ausgaben berücksichtigt werden.

Indem du diese Schritte nacheinander durchgehst, bist du bestens vorbereitet und hast alle wichtigen Aspekte deiner Geschäftsreise im Blick. Nachfolgend wollen wir aber noch einige weitere wichtige Punkte mit auf den Weg geben.

Punkt 1: Visitenkarten dabei haben

Bei jeder Geschäftsreise sollte man auch immer einen Stapel an Visitenkarten dabei haben. Für einen professionellen Eindruck lohnt es sich deshalb Visitenkarten erstellen zu lassen. Dies gelingt am einfachsten durch Dienstleister im Internet. Hier lassen sich Visitenkarte ganz nach den persönlichen Bedürfnissen anfertigen, so dass alle Kontaktdaten in ein sehr professionelles Design gefasst werden können.

Wir persönlich nutzen schon seit Jahren keine Visitenkarten mehr. Aber wir haben sie mal genutzt, um unsere Social Media Profile aufzuführen. So gelang es uns, den Schritt von der analogen in die digitale Welt.

Auch hervorragend funktioniert es, wenn du einen QR-Code abdruckst, der über dein Smartphone auf deine Webseite verweist. Kostenlos kannst du einen QR-Code hier erstellen.

Punkt 2: Grundlegende Vorbereitungen für eine Geschäftsreise

Besonders für Geschäftsreisen ins Ausland solltest du ein paar wichtige Dokumente überprüfen. So gilt es, die Gültigkeit des Personalausweises oder Reisepasses zu prüfen und gegebenenfalls ein Visum zu beantragen.

Das macht deine Reise insgesamt wesentlich einfacher und entspannter.

Wenn es schnell und unkompliziert gehen soll und du wenige Kopfschmerzen bei den bürokratischen Hürden haben willst, dann^Anzeige empfehlen wir dir Visabox. Diese stellen dir zuverlässig und kostengünstig ein passendes Visum aus – auch, wenn es mal schnell gehen muss.

Wenn du dich nämlich im Vorhinein darum kümmerst, spart dir den Stress am Flughafen und du kannst deine Reise viel stärker genießen.

Punkt 3: Zahlungsmittel bereithalten

Nicht in jedem Land ist es empfehlenswert, mit Bargeld zu bezahlen. Deshalb lohnt es sich vor der Reise mit dem gängigen Zahlungsmittel vertraut zu machen. Eine Kreditkarte ist im Ausland oftmals sehr ratsam und wird fast überall akzeptiert.

Kreditkarten, mit denen du sogar kostenlos Bargeld im Ausland abheben kannst, bekommst du ^Anzeigevon der DKB.

Kümmere dich am besten vor deiner Geschäftsreise um den Antrag, da die Ausstellung unter Umständen auch mehrere Wochen dauern kann.

Punkt 4: Wichtige Besorgungen erledigen

Ehe man zu einer Geschäftsreise aufbricht, sollte man alle wichtigen Besorgungen erledigen, die für die Reise benötigt werden. Dazu zählen notwendige Medikamente oder eine entsprechende Ausrüstung an Kleidung.

Wir empfehlen dir dafür ohnehin einen kleinen, übersichtlichen Koffer, je nachdem wie lange du verreisen willst. Manchmal lohnt sich auch einfach ein passender Backpacker-Rucksack.

Wir haben hier für dich verschiedene Packlisten zusammengestellt. Einschließlich einer Urlaubs- und Reise-Checkliste.

Punkt 5: Unternehmen auf Abwesenheit vorbereiten

Wenn die Leitung eines Unternehmens oder einer Firma auf eine Geschäftsreise geht, sollte die Belegschaft früh genug eingeweiht werden. So ist es wichtig, einen Stellvertreter zu ernennen, der sich um alle Aufgaben und Probleme in der Abwesenheit einer Firmenleitung kümmert.

Hierfür eignet sich zum Beispiel auch eine virtuelle Assistenz. Diese übernimmt wichtige Bürotätigkeiten für dich, wenn du mal nicht vor Ort sein solltest. Das Besondere an einer virtuellen Assistenz ist, dass in der Regel ebenfalls remote arbeitet. Dadurch kann sie von überall auf der Welt einsetzen.

Punkt 6: Alle nötigen Unterlagen checken

Oftmals werden für eine Geschäftsreise wichtige Unterlagen wie Verträge oder Informationen über andere Geschäftsleute benötigt, um sich bestens auf eine Reise vorzubereiten. Hier gilt es vor der Abreise alle Unterlagen auf Vollständigkeit zu überprüfen.

Wir machen es bspw. so, dass wir wichtige Unterlagen wie Pässe und Dokumente (Visa) vorher einscannen und digitalisieren. So können wir im Falle eines Verlusts, wenigstens auf die digitale Version zugreifen.

Geschäftsreise planen: detaillierte Checkliste

Nachfolgend haben wir eine detaillierte Checkliste erstellt, die dir für die Planung einer Geschäftsreise helfen kann:

1. Reisedatum festlegen

• • Datum der Abreise bestimmen
  • Datum der Rückkehr bestimmen.

2. Ziel der Reise festlegen

• • Ort der Reise bestimmen
  • Zweck der Reise festsetzen

3. Budgetplanung

• • Reisekosten (Transport, Unterkunft, Verpflegung, Versicherung etc.) festlegen
  • Sonstige Kosten (z.B. für Visa, Impfungen) bestimmen

4. Transportmittel wählen

• • Flug, Bahn, Auto, etc. auswählen
  • Ggf. Mietwagen oder Taxi-Reservierung im Vorhinein machen

5. Unterkunft organisieren

• • Hotel oder Airbnb-Unterkunft reservieren
  • Check-In- und Check-Out-Zeiten klären

6. Reiseversicherungen

• • Reisekrankenversicherung abschließen
  • Über eine Reiserücktrittsversicherung informieren und ggf. eine abschließen

7. Visum und Einreisebestimmungen

• • Informier dich im Vorhinein über die Einreisebestimmungen des Ziellandes und beantrage ggf. ein Visum (es ist entspannter, wenn du dies vor der eigentlichen Reise machst)

8. Vorbereitung auf kulturelle Unterschiede

• • Informiere dich über die Sitten und Gebräuche des Ziellandes
  • Ggf. Erlernen von grundlegenden Sprachkenntnissen

9. Sicherheitsvorkehrungen

• • Wahl eines sicheren Hotels
  • Vermeidung von Risiken wie Taschendiebstahl oder Überfällen
  • Vorbereitung auf medizinische Notfälle

10. Meeting- und Terminplanung

• • Termine sollten organisiert werden
  • Meetings und Konferenzen im Vorhinein buchen

11. Reisedokumente

• • Reisepass, Visa, Tickets und andere notwendige Dokumente bereithalten

12. Reisegepäck

• • Packliste erstellen
  • Gewichts- und Größenbeschränkungen berücksichtigen

Diese Checkliste kann als Orientierungshilfe dienen und je nach Bedarf und individuellen Anforderungen ergänzt oder angepasst werden.

Auf Geschäftsreise ohne Gepäck reisen

Es ist möglich auf Geschäftsreise, ohne Gepäck zu reisen. Das nennt man auch “Handgepäck-only” Reisen. Dabei begrenzt man sich auf ein kleines Handgepäckstück, das man in der Kabine des Flugzeugs mitnehmen kann.

Vorteile des Reisens ohne Gepäck sind beispielsweise:

• Zeitersparnis: Man muss sich nicht in Schlangen an der Gepäckaufgabe anstellen oder am Gepäckband warten.
• Kostenersparnis: Viele Fluggesellschaften bieten günstigere Tarife für Flüge ohne aufgegebenes Gepäck an.
• Bequemlichkeit: Man muss kein schweres Gepäck tragen oder sich Sorgen machen, dass das Gepäck verloren geht oder beschädigt wird.

Allerdings gibt es auch einige Nachteile des Reisens ohne Gepäck:

• Platzmangel: Man kann nur begrenzt Kleidung und persönliche Gegenstände auf Geschäftsreise mitnehmen.
• Beschränkungen bei Flüssigkeiten: Man darf nur begrenzte Mengen an Flüssigkeiten mitnehmen.
• Eingeschränkte Mobilität: Man kann nicht so einfach zusätzliche Gegenstände oder Souvenirs kaufen, da kein Platz für weitere Gepäckstücke vorhanden ist.

Wenn man ohne Gepäck reist, sollte man sich gut überlegen, was man wirklich benötigt und sich an die Beschränkungen halten. Man sollte auch sicherstellen, dass man alle wichtigen Dokumente und Gegenstände im Handgepäck dabei hat, damit man im Notfall darauf zugreifen kann.

Fazit: Geschäftsreise planen

Insgesamt lässt sich sagen, dass die Planung einer Geschäftsreise eine sorgfältige Vorbereitung erfordert, um ein reibungsloses und effizientes Reiseerlebnis zu gewährleisten. Dabei sollten verschiedene Faktoren wie das Ziel der Reise, das Budget, die Reisezeit und die Wahl des Transportmittels berücksichtigt werden. Auch die Organisation von Unterkunft und Verpflegung sowie die Vorbereitung auf kulturelle Unterschiede können entscheidend für den Erfolg der Reise sein.

Es ist daher empfehlenswert, frühzeitig mit der Planung zu beginnen und sich ausreichend Zeit für die Recherche und Buchung von Flügen, Hotels und anderen notwendigen Reiseleistungen zu nehmen. Zudem sollte man sich vorab über die Einreisebestimmungen und Visavorschriften des Reiselandes informieren und gegebenenfalls rechtzeitig entsprechende Dokumente beantragen.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Sicherheit auf Reisen. Hierzu gehört die Wahl eines sicheren Hotels, die Vermeidung von Risiken wie Taschendiebstahl oder Überfällen sowie die Vorbereitung auf medizinische Notfälle.

Insgesamt gilt: Eine gründliche Vorbereitung und Planung sind der Schlüssel zu einer erfolgreichen Geschäftsreise.

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