Starbüro im Interview: Telefonannahme und Telefonservice ohne Grundgebühr

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Als digitale Nomaden leben und arbeiten wir oftmals im Ausland. Gerade bei weiter entfernten Zielen wie beispielsweise Bali oder Thailand spielt die Zeitverschiebung immer eine wichtige Rolle. Und das kann vor allem für eingehende Telefonanrufe echt nervig sein. Denn wenn unsere Leser in Deutschland den Nachmittag und Abend gerne zum Telefonieren nutzen, liegen wir auf Bali oftmals schon im Bett. Daher ist die eigene Telefonannahme eher schwierig. Da wir sicher nicht die einzigen digitalen Nomaden sind, die sich hin und wieder einen Telefonservice wünschen, haben wir uns nach Lösungen umgesehen. Und sind dabei auf Starbüro aufmerksam geworden.

Starbuero.de ist einer der führenden Anbieter von Telefonservice und virtuellem Sekretariatsdienst in Deutschland. Warum bei Starbüro Agenten telefonieren, Grundgebühren verpönt sind und sowohl Gründer als auch digitale Nomaden vom Telefonservice profitieren – wir haben nachgehakt. Im Interview erfährst du, wie du den Telefonservice von Starbüro nutzen kannst, welche Kosten hierfür anfallen und wo genau deine Vorteile liegen können.

Telefonservice für digitale Nomaden arbeiten Meer
Starbüro bietet einen Telefonservice, den du u.a. als digitaler Nomade ideal nutzen kannst. Wenn wir beispielsweise zeitversetzt arbeiten, ist die Möglichkeit zur ausgelagerten Telefonannahme sehr praktisch.

Inhaltsverzeichnis

Starbüro im Interview: Telefonannahme und Telefonservice ohne Grundgebühr

Als Online Unternehmer können deine Einnahmen schon mal von Monat zu Monat schwanken. Und in manchen Monaten macht es für dich vielleicht mehr Sinn einen Telefonservice zu nutzen als in anderen. Daher ist ein Telefonservice ohne Grundgebühr von Vorteil. So bindest du dir nämlich keinen weiteren Fixkosten-Apparat ans Bein und bleibst hinsichtlich deiner Ausgaben sehr flexibel. Das ist eine Sache bei Starbüro, die uns besonders gut gefällt.

Doch der Reihe nach. Beginnen wir das Interview zunächst von vorne.

Was macht Starbüro und seit wann existiert das Unternehmen?

Starbuero.de: Gegründet wurde Starbüro im Jahr 2013. Wir sind ein noch junges Unternehmen, das sich seit der Gründung erfreulicherweise sehr schnell und erfolgreich entwickelt hat. Starbüro bietet den Service der Telefonannahme im Namen des Kunden. Das bedeutet: Wenn unser Kunde keine Zeit oder keine Lust hat, seine Anrufe anzunehmen, gehen unsere Sekretärinnen und Sekretäre für ihn ans Telefon – wir sprechen hier von Agenten.

Diese entlasten den Arbeitsalltag, indem sie eingehende Anrufe annehmen und nervige Werbeanrufe vom Kunden fernhalten, damit sich dieser ganz auf sein eigentliches Kerngeschäft konzentrieren kann, ohne Gefahr zu laufen, wichtige Anrufe zu verpassen.

Das klingt interessant. Wie funktioniert denn die Telefonannahme genau?

Starbuero.de: Im Prinzip funktioniert es ganz einfach. Der Kunde erhält eine Zielrufnummer mit deutscher Ortsrufnummer. Auf diese externe Nummer werden die Anrufe des Kunden weitergeleitet. Man kann sich das wie eine Weiterleitung aufs Handy vorstellen. Das funktioniert übrigens mit jeder Telefonnummer, mobil oder Festnetz. Der Kunde muss vor der Nutzung unseres Dienstes auch keine neue Nummer einrichten. Er bestimmt zu Beginn eine Begrüßungsformel, mit der sich die Sekretäre bzw. Agenten melden sollen. Beispielsweise: „Firma XY, wie kann ich Ihnen behilflich sein?“

Sonnenuntergang Feierabend Starbüro
Wenn wir nach Feierabend den Sonnenuntergang mit unserem Sohn genießen, haben wir keine Lust mehr zu telefonieren. Falls dann noch Anrufe eingehen, bietet ein Telefonservice wie Starbüro eine willkommene Entlastung.

Der Anrufer denkt also, dass er wirklich mit einem Mitarbeiter des Unternehmens spricht und nicht mit einer externen Person im Callcenter?

Starbuero.de: Ganz genau. Unsere Agenten erhalten vorab alle wichtigen Kundeninformationen. So können sie sich optimal in das Unternehmen des Kunden hineinversetzen und in dessen Namen sprechen. Starbüro sollte aber bitte nicht mit einem klassischen Callcenter verwechselt werden! Unsere Agenten bilden ein festes Team, das inhouse in Einzelbüros arbeitet.

Wie geht es denn dann weiter im Telefonat?

Starbuero.de: Der Agent klassifiziert das Anliegen des Anrufers und wählt den passenden Ansprechpartner aus. Wenn kein passender Ansprechpartner vorliegt, notiert der Agent das Anliegen des Anrufers sowie alle wichtigen Informationen und schickt diese per E-Mail, Ticket-System im Backend, SMS oder als App-Push-Nachricht an den Kunden. Dieser kann dann ganz entspannt entscheiden, ob und wann er den Anrufer zurückruft.

Starbüro gibt es also auch als App?

Starbuero.de: So ist es. Für Android ist die Starbüro-App bereits im Store erhältlich. iOS folgt bald, hier befinden wir uns noch in der Entwicklung (Stand Oktober 2019).

Was ist denn, wenn ein wichtiger Anruf eingeht, den der Kunde gerne direkt persönlich annehmen möchte?

Starbuero.de: Das direkte Durchstellen ist selbstverständlich jeder Zeit möglich. Wir sprechen dabei von einer „Vorzimmerfunktion“. Wie ein klassischer Sekretär stellt unser Agent dann das Gespräch zum Kunden durch. Es können auch im Vorfeld Nummern bzw. Anrufer festgelegt werden, die immer direkt durchgestellt werden.

Was ist, wenn der Anrufer eine explizite Frage hat, die eigentlich nur tatsächliche Mitarbeiter des Unternehmens beantworten könnten?

Starbuero.de: Unsere Agenten werden soweit über das Unternehmen des Kunden geschult, dass die häufigsten Fragen direkt beantwortet werden können.

unaufschiebbar Teide Nationalpark Teneriffa
Wenn wir zu Recherchen für unseren Reiseblog unterwegs sind, existiert nicht immer Telefonempfang. Auf diesem Bild sind wir z.B. im Teide Nationalpark auf Teneriffa, wo das Telefonieren oftmals nicht möglich ist.

Gibt es denn eine Art kundenspezifischen Fragenkatalog, den die Agenten beim Telefonat „abarbeiten“ oder einen Gesprächsleitfaden?

Starbuero.de: Nein, davon halten wir nichts. Die Gespräche würden sonst schnell sehr künstlich und steif wirken. Sie sollen aber authentisch bleiben. Was der Kunde jedoch im Backend unseres Systems vorgeben kann, sind benutzerdefinierte Felder, die die Agenten im Laufe des Gesprächs abfragen.

Thema Datenschutz: Wie gewährleistet ihr, dass die Daten der Kunden sicher aufgehoben sind?

Starbuero.de: Datenschutz ist und bleibt ein hochsensibles Thema, das wir sehr ernst nehmen. Die Daten unserer Kunden sind und bleiben bei uns zu 100 % unter Verschluss.

Zurück zum Telefon. Was passiert denn, wenn alle Leitungen belegt sind? Dann würde der Anrufer wahrscheinlich enttäuscht auflegen, oder?

Starbuero.de: Ein guter Punkt. Wir haben genügend Agenten im Einsatz, sodass es tatsächlich zu keinen belegten Leitungen kommt. Lediglich die Wartezeit kann sich leicht erhöhen. Aber diese fällt in aller Regel so gering aus, dass der Anrufer diese nicht negativ bewertet.

Aber an den Wochenenden, an Feiertagen oder nachts sind die Leitungen nicht besetzt, richtig?

Starbuero.de: Doch, auch dann erreicht der Anrufer jemanden. Unsere Telefone sind hier, wie auch an den Wochentagen, rund um die Uhr besetzt. Allerdings muss dazu gesagt werden, dass an Feiertagen und nachts seltener Anrufe eingehen.

Telefonannahme Starbüro Telefonservice
Bei Starbüro ist sichergestellt, dass das Telefon rund um die Uhr besetzt ist

Wie reagieren eure Agenten auf unhöfliche Anrufer?

Starbuero.de: Natürlich professionell, höflich und deeskalierend. Mit unhöflichen Anrufern bestmöglich umzugehen, ist auch immer wieder Inhalt regelmäßiger Schulungen, die unsere Agenten absolvieren.

Starbüro wirbt damit, keine Grundgebühr zu erheben. Stimmt das wirklich?

Starbuero.de: Korrekt, eine Grundgebühr sucht man bei uns vergeblich. Uns gefiel das Konzept der Grundgebühr, wie man es bei der Konkurrenz findet, von Anfang an nicht. Wir sind der Meinung, dass es Kunden abschreckt und auch nicht fair ist. Bezahlt werden sollte nur dann, wenn auch wirklich Anrufe angenommen und bearbeitet werden.

Was heißt das konkret?

Starbuero.de: Die Abrechnung erfolgt bei uns sekundengenau auf Basis von 0,49 € pro Bearbeitungsminute. Sobald der Agent das Telefonat annimmt, wird die Bearbeitungszeit gestartet. Wenn die Notiz zum Telefonat verfasst und abgeschickt wurde, wird die Bearbeitungszeit automatisch gestoppt. Die Nachbearbeitungszeit ist dabei auf 120 Sekunden gedeckelt.

Also wird auch kein klassischer Vertrag abgeschlossen?

Starbuero.de: Nein, einen mehrmonatigen Vertrag gibt es nicht, nur eine Kündigungsfrist zum Ende des Folgemonats. So können unsere Kunden flexibel entscheiden, ob sich unser Service für sie lohnt. Übrigens bieten wir momentan die Aktion, unseren Service für 48 Stunden kostenlos und unverbindlich zu testen.

Wie unterscheidet ihr euch allgemein von der Konkurrenz? Es gibt ja genügend Mitwettbewerber am Markt.

Starbuero.de: Wie gesagt, wir sind kein klassisches Callcenter, wir erheben keine Grundgebühr, sind flexibel und haben unseren Fokus klar auf dem Telefonieren, nicht auf Chat- oder E-Mail-Support. Auch hohe Anrufvolumen sind kein Problem für uns. Wir weisen eine sehr hohe Reaktionsquote auf und setzen explizit auf ein kundenorientiertes Handeln. Höflichkeit und Hilfsbereitschaft sind die Kernwerte unserer Arbeit, die unsere Agenten jederzeit beherzigen.

Surfen Meer Strand Sri Lanka
Als digitale Nomaden arbeiten wir nicht immer klassisch von Montags bis Freitags. Daher kann es auch mal vorkommen, dass wir uns Montagsmittags mit dem Surfbord am Meer befinden. Währenddessen noch Telefonate anzunehmen ist dann nur schlecht möglich.

Um kurz auf die technischen Aspekte einzugehen: Wie kann denn der Kunde seine Daten und wichtigen Informationen an den Agenten geben? Telefonisch?

Starbuero.de: Nein, nicht per Telefon. Schließlich soll unser Service den Kunden vom Telefonieren entlasten. (lacht) Er erhält einen Zugang zu unserem Backend, wo alle relevanten Informationen erfasst und jederzeit angepasst werden können.

Zählen digitale Nomaden auch bereits zur Zielgruppe von Starbüro? Und welche Vorteile seht ihr speziell für digitale Nomaden?

Starbuero.de: Durchaus. Digitale Nomaden sind noch eine recht neue Zielgruppe, die von unserem Service aber profitieren kann. Dadurch, dass sich digitale Nomaden viel in der Welt bewegen und häufig wechselnde Standorte haben, kann eine fest erreichbare Nummer von Vorteil sein. So haben Kunden immer einen direkten Ansprechpartner. Als digitaler Nomade kann das sehr entlastend sein, da man keine Gefahr läuft, durch schlechten Empfang nicht erreichbar zu sein.

Ergänzung von uns (unaufschiebbar.de):

Wir sehen da auf jeden Fall noch weitere Vorteile. Denn oft ist es im Ausland ja noch so, dass eingehende Anrufe teuer bezahlt werden müssen. Spätestens wenn du die EU verlässt, kosten Telefonate meist dich und auch den Anrufer Geld. Je nachdem, wie lange das Telefonat dann dauert kann es schon recht teuer werden.

Das Problem hast du natürlich auch dann, wenn du den Anrufer zurückrufen sollst. Aber hier hast du dann ja auch Alternativen. Du kannst als Antwort beispielsweise auch eine E-Mail schreiben, eine WhatsApp Sprach-Nachricht senden oder über einen kostengünstigen Internet-Telefonie-Anbieter zurückrufen. Bei telefonieren.com hast du z.B. auch die Möglichkeit, ein kostenloses Gespräch pro Tag zu führen. Solange die Gesprächsdauer 5 Minuten nicht übersteigt, kostet dich der Anruf tatsächlich nichts.

WhatsApp Sprachnachricht Telefonservice
Wenn deine Kunden etwas moderner sind, kannst du eingegangene Anrufe z.B. auch per WhatsApp Sprachnachricht beantworten

Zudem bist du durch einen Telefonservice zeitlich sehr flexibel. Wenn du Montagsmorgens lieber zum Surfen an den Strand gehst und dafür später bis nachts um 1 Uhr arbeitest, ist das problemlos möglich. Denn um die eventuell eingehenden Anrufe wird sich ja gekümmert. Auch um Zeitverschiebungen, wie sie z.B. in Australien, Neuseeland, Amerika oder Asien ein relevantes Thema sind, musst du dir keine Gedanken mehr machen.

Ein weiterer Vorteil besteht aus unserer Sicht noch darin, dass du auf Reisen nicht immer gut telefonieren kannst. Wenn du gerade im Flugzeug sitzt, muss dein Smartphone ohnehin im Flugmodus bleiben. Auch in der Bahn, während eines Dschungel-Trekkings oder beim Surfen auf dem Meer ist das Telefonieren eher schwierig ;-)

Und selbst asiatische Großstädte sind nicht immer optimal, um ein Telefonat anzunehmen. Denn oftmals ist es hier sehr laut und unruhig. Oder vielleicht möchtest du ja auch nicht, dass deine Anrufer ein Meeresrauschen im Hintergrund hören. Je nach Kundengruppe wirkt dies möglicherweise nicht so seriös ;-) Okay, das klingt jetzt erst mal nach einem Klischee. Aber wenn du auf Bali bereits Feierabend hast und diesen am Meer verbringst, ist in Deutschland halt erst Mittag.

Der Telefonservice von Starbüro agiert hingegen immer aus einem Büro heraus, das optimale Bedingungen zum Telefonieren bietet. Und du kannst den Rückruf bzw. deine Antwort dann so planen, dass es akustisch und vom Empfang her auch bei dir gut klappt.

Übrigens ist der Telefonservice auch für Urlaubszeiten gut nutzbar. Wenn du als digitaler Nomade alleine an deinem Business arbeitest, hast du möglicherweise niemanden, der während deiner Auszeit das Telefon annimmt. Um im Urlaub wirklich mal den Kopf frei zu bekommen, ist es aber gut, wenn dein Telefon (zumindest zeitweise) einmal ausbleiben kann. Da du bei Starbüro nur die tatsächlich angefallenen Telefonminuten und keine Grundgebühr zahlst, kannst du den Telefonservice flexibel für Urlaubszeiten nutzen.

Flugzeug Telefonservice
Während du beispielsweise ins Flugzeug steigst und selbst nicht telefonieren kannst, bietet Starbüro einen Rundum-sorglos Telefonservice

Könnte es denn zu Sprachkonflikten kommen? Gerade bei digitalen Nomaden kommt es sicherlich häufiger vor, dass ausländische Kunden anrufen.

Starbuero.de: Das ist kein Problem. Unsere Agenten sprechen sehr gut Englisch und können somit auch ausländische Anrufer optimal betreuen.

Und auch hier würden die Agenten dann eine Notiz schicken, wenn ein Anruf eingegangen ist?

Starbuero.de: Ja genau. Die Notiz würde dann der Einfachheit halber per E-Mail geschickt werden. Digitale Nomaden sind ja in der Regel rund um die Uhr online erreichbar.

Als abschließende Frage: Was würde Starbüro Skeptikern sagen, die Telefonservice für ein dubioses Geschäft halten?

Starbuero.de: Es gibt sicherlich, wie in jeder Branche, auch schwarze Schafe am Markt. Vielleicht hat Telefonservice daher einen schlechteren Ruf in der Gesellschaft. Starbüro steht aber für ehrlichen Service, Preistransparenz und Kundennähe. Wir können nur jedem raten, unsere Leistungen einmal unverbindlich zu testen, um sich selbst ein Bild zu machen. Dabei spielt es keine Rolle, ob großes Unternehmen, kleines Start-Up oder Gründer: Eine zuverlässige Anrufannahme stellt für jeden eine Arbeitsentlastung dar.

unaufschiebbar.de: Das klingt wirklich sehr spannend. Wir danken euch vielmals für das aufschlussreiche Interview.

So kannst du Starbüro erreichen und kostenlos testen

Wir hoffen, dass dir dieses Interview gefallen hat und deine möglichen Fragen beantwortet wurden. Aus unserer Sicht bietet Starbüro einen interessanten Service, der uns digitalen Nomaden das Leben tatsächlich erleichtern kann. Falls bei dir also öfter mal Telefonate eingehen, die du gerne effizienter beantworten würdest, solltest du den Telefonservice unbedingt einmal testen. Die ersten 48 Stunden sind derzeit kostenlos (Stand Oktober 2019)!

Alle Informationen und die Anmeldung zum kostenlosen 2-Tage-Test findest du auf starbuero.de.

Wir wünschen dir weiterhin viel Erfolg mit deinem Online Business!

Alles Liebe

Jenny & Christian

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