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Du kannst mit Caya Post digital empfangen. Wir nutzen den Service als digitale Nomaden schon seit Jahren. In diesem Praxis Test wollen wir von unseren persönlichen Erfahrungen berichten.

Wir zeigen dir für wen sich der Service lohnt und wie das Ganze funktioniert. Das soll dir helfen den Service vorher besser einzuschätzen und zu entscheiden ob Caya evtl. auch etwas für dich ist.

Denn du musst nicht zwingend ein digitaler Nomade sein, um den digitalen Briefkasten für dich nutzen zu können. Viele nutzen den Service auch obwohl sie in Deutschland überwiegend leben. Aber gerade, wenn man bspw. beruflich viel unterwegs ist und seine Post einfach regelmäßig sauber eingescannt haben und auf dem Smartphone lesen möchte, kann sich die Dienstleistung schon lohnen.

Außerdem sparst du dir natürlich auch den Gang zum Briefkasten. Es spielt dabei keine Rolle ob du die Post privat oder geschäftlich empfangen möchtest.

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Übrigens können wir dir für die Ortsunabhängigkeit als digitaler Nomade auch unser Buch Goodbye 9 to 5 – ortsunabhängig Geld verdienen empfehlen.

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  • Und unseren 7-tlg. E-Mail Kurs, um uneingeschränkt zu reisen & dem 9-5 Hamsterrad zu entkommen.

Wie funktioniert Caya?

Sofern du dich bei AnzeigeCaya als Privat- oder als Geschäftskunde registriert hast wird für dich zunächst die Einrichtung von einem Nachsendeauftrag bei der Deutschen Post übernommen. Dieser ist entscheidend damit deine Post auch korrekt nach Berlin ins Scan-Center von Caya weitergeleitet wird. Die Einrichtung dauert in der Regel 5 bis 10 Tage und wird über die Deutsche Post abgewickelt.

Allgemeiner Ablauf

Neben dem Nachsendeauftrag kannst du zusätzlich auch deine individuelle Caya Postbox-Adresse beim Versender (zum Beispiel einer Versicherung) angeben. Bei uns sieht diese Caya Postbox Adresse wie folgt aus:

CAYA Postbox 5207XX
Firmenname
11516 Berlin

Natürlich kannst du die Adresse an alle weitergeben bei denen du Briefe digital empfangen möchtest. Anschließend startet die automatische Digitalisierung im Caya-Scan-Center sobald ein Brief eingetroffen ist.

Hier werden die gesamten Briefe zunächst gesammelt im Verteilerzentrum in Empfang genommen. Dafür werden Produktionsbrieföffner verwendet, die bis zu 17.000 Briefe pro Stunde öffnen können. Die eingescannten digitalen Dokumente bekommt man dann noch am selben Tag als PDF in deiner Caya Postbox bzw. im Posteingang abgelegt.

Post, die nicht automatisch eingescannt werden kann (zum Beispiel kleinere Pakete), wird mit einem Stativscanner abfotografiert. Wir haben sogar mal versehentlich eine Buchsendung zu Caya schicken lassen. Hier wurde das Cover abfotografiert und (kostenlos) mit der nächsten Sammelsendung mitgesandt.

Die Benachrichtigung erfolgt dann per Smartphone und / oder auch per E-Mail. Wir können dann unsere Briefe entweder über den Desktop-Browser oder per Mobile-App einsehen.

So sieht unser Posteingang dann auf dem Desktop aus:

Posteingang
Unser Posteingang bei Caya

Wir machen es persönlich so, dass wir jeden Brief sofort bearbeiten und uns direkt entscheiden ob er im Papierkorb landet oder ob er mit der nächsten Sammellieferung zu uns gesendet wird.

Übrigens werden unsere Briefe nach 3 Monaten automatisch vernichtet, wenn wir sie nicht bearbeiten. Für 3 Monate bleiben sie aber im Kurzeitarchiv. Daher ist es wichtig, dass du dich am besten sofort entscheidest was mit deinem Brief geschehen soll (löschen, oder archivieren für die Sammelsendung).

Sammellieferung

Alle 3 Monate erfolgt dann eine Sammellieferung der archivierten Dokumente physisch an eine vorher von dir festgelegten Adresse. Wir senden sie bspw. direkt an unsere (Schwieger-) Eltern nach Ratingen. Diese müssen sich dann auch nicht mehr um die Post kümmern, da wir sie ja schon Wochen vorher einsehen konnten.

Einige Wochen vorher erhalten wir dann noch eine E-Mail, dass bald die nächste Lieferung ansteht. In dieser werden wir um zwei Sachen gebeten:

  1. Bitte stellen Sie sicher, dass Sie Dokumente, die Sie zusätzlich im Original benötigen, auch noch mit “Nächster Lieferung hinzufügen” markieren.
  2. Bitte überprüfen Sie unter “Lieferung Originale” auch Ihre aktuell hinterlegte Lieferadresse und ändern Sie diese falls nötig, damit die Lieferung Sie auch erreicht.

Und da man das meistens ohnehin schon beim Einsehen der Post erledigt hat, kann das Paket im Prinzip einfach versendet werden.

Sofern Dokumente doch mal frühzeitig gebraucht werden können wir sie uns auch einzeln kostenpflichtig (wir zahlen bei unserem Tarif 0,79 Euro für jeden zusätzlichen Brief) zusenden lassen.

Nachfolgendes Erklär Video zeigt dir den Ablauf nochmal anschaulich:

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Was haben wir gebucht?

Wir selber haben zwei Nachsendeaufträge bei Caya eingerichtet und den Geschäftskundentarif Business ausgewählt. Die Nachsendeaufträge sind sowohl für unsere Firma als auch für unsere privaten Adressen eingerichtet worden.

Das schöne ist, dass wir beim Business Account zusätzlich bis zu 5 private Empfänger für einen weiteren (privaten) Nachsendeauftrag mit angegeben können. Da wir zu dritt sind (Louis, Jenny und Christian), ist das vollkommen ausreichen. Für den Nachsendeauftrag der Firmenadresse ist nur eine Firma möglich (was für uns vollkommen ausreicht).

Sowohl der private Nachsendeauftrag (mit bis zu 5 Empfängern), als auch der Nachsendeauftrag für die Firma läuft über einen Account. Das heißt, dass wenn wir Benachrichtigungen über den Posteingang bekommen, diese sowohl privat als auch geschäftlich in einem Postfach gesammelt werden. Das erleichtert uns die Verwaltung.

Gebucht haben wir folgenden Tarif (Preise: stand 20.03.2020):

Geschäftskundentarif “Business”, Jahresabonnement
Scans für 25 Briefe/Monat inklusive (zusätzliche Scans 0,79 €/Brief), kostenlose quartalsweise Anforderung von Originalen – für 19 €/Monat. Preise zzgl. MwSt. Jährlich kündbarer Vertrag. Wird nicht bis 14 Tage vor dem Laufzeitende gekündigt, verlängert sich der Vertrag automatisch um ein weiteres Jahr.

Bei einem Business Account sind (anders als beim privaten Account) die Anzahl der eingescannten Briefe begrenzt. Wir können insgesamt pro Monat 25 Briefe im Rahmen der monatlichen Pauschale einscannen lassen. Jeder weitere kostet dann 0,79 Euro. Wir empfehlen dir vorher soviel wie möglich zu deabonnieren. Denn, wenn Werbung bei dir ankommt, zählt diese auch als Brief. Wir haben dafür bspw. eine kurze E-Mail an Banken und Versicherungen geschrieben damit diese freundlicherweise die Werbung zukünftig unterlassen.
Sollte doch mal Werbung ankommen kannst du diese aber dann immer noch deabonnieren. Durch diese Taktik kommen wir vielleicht auf 10 oder 15 Briefe pro Monat. Alle aktuellen Preise und die Anzeige verschiedenen Tarife findest du außerdem hier.

Benachrichtigungen bei Posteingang

Für uns hat die Benachrichtigung bei neuem Posteingang bislang gut funktioniert. Über die iOS App (auch für Android Smartphones verfügbar) kriegen wir die Benachrichtigungen direkt auf unser Smartphone gesendet.

Und so sieht das Ganze dann in der Praxis aus:

Leider ist es ab und zu mal zu folgendem Szenario gekommen: Zunächst wurde wir per E-Mail über den Eingang der Post benachrichtigt. Wir haben dann die Postbox von Caya sofort geöffnet und konnten anschließend den eingescannten Brief einsehen.

Danach haben wir den Brief gelöscht bzw. archiviert und Caya geschlossen. Leider war zu diesem Zeitpunkt der Scan-Vorgang seitens Caya noch nicht abgeschlossen. Und dadurch haben wir den daraufhin zweiten folgenden Brief nicht mehr eingesehen und auch darüber keine weitere Benachrichtigung erhalten.

Der Brief war also schon eingescannt und verweilte dann in der Postbox. Solange bis wir die nächste Benachrichtigung erhalten haben bzw. zufällig in die Postbox gegangen sind. Bei zu sofort zu bezahlenden Rechnungen kann das auch mal negative Konsequenzen haben (war bei uns zum Glück nicht so).

Das ist bislang einmal vorgekommen und anschließend nicht mehr.

Digitales Interface

Wir finden das Interface wirklich gelungen. Es beschränkt sich komplett auf das Wesentliche und überzeugt uns durch die klaren wenigen Farben, Formen und Linien. Nachfolgend kannst du dir mal einen Eindruck von unserem Papierkorb machen. Es wirkt auf dem Desktop durch die klaren Strukturen sehr aufgeräumt:

Papierkorb
So sieht unser Papierkorb derzeit aus

Und selbst in der App sieht das Interface sehr aufgeräumt aus:

Caya Interface App
So sieht das Interface bzw. die Benutzeroberfläche der Caya App aus

Insgesamt wirkt es auf uns sehr hochwertig und edel. Was uns auch gut gefällt ist, dass Bedienelemente sehr nutzerfreundlich angeordnet sind und man so bspw. sehr schnell verschiedene Aufgaben (zum Beispiel Ablage der Post) vornehmen kann.

Rechnungen lassen sich über die integrierte Bank-Schnittstelle auch direkt aus Caya heraus bezahlen. Das spart dann nochmal zusätzlich Zeit.

Schnelligkeit vom Scan-Vorgang

Wir haben die Erfahrung gemacht, dass die Post mit Caya relativ zügig eingescannt wird.

Lediglich über die Weihnachtsfeiertage hat es schon mal länger gedauert. Wenn die Post also am 01.12. versendet wurde, war sie dann am 08.12. in unserer Postbox. An anderen Tagen (außerhalb der Weihnachtszeit) hat es aber auch schon wesentlich schneller funktioniert.

Alles in allem können wir uns hinsichtlich der Schnelligkeit aber nicht beschweren. Denn man darf ja nicht vergessen, dass die Post geöffnet, eingescannt und archiviert werden muss

Und das dauert einfach etwas.

Caya Post Support

Der Caya-Support hat bei uns immer zuverlässig auf jede Anfrage geantwortet.

Allerdings hat es auch schon mal einen Tag gedauert bis man eine Antwort erhalten hat. Hier hätten wir uns teilweise persönlich eine noch schnellere Antwort gewünscht. Gerade, wenn es um vertragliche Belange geht. Amazon ist hier mit Sicherheit ein gutes Beispiel, verfügt aber auch über größere Kapazitäten.

Aber 24 Stunden sind aus unserer Sicht noch in Ordnung. Auch inhaltlich wurde seitens des Support immer nach einer Lösung gesucht und auch eine Lösung gefunden.

Wir haben daher keine schlechte Erfahrung mit dem Support bislang gemacht. Für höherpreisige Pakete gibt es neben dem E-Mail Support auch einen Rückruf-Service.

Preis-Leistungs-Verhältnis

Wir nutzen Caya für die Post vor allem auch, weil wir die Preis-Struktur transparent und fair finden. Denn je nach Tarif erhält man ein gewisses Kontingent an Briefen die “kostenlos” eingescannt werden.

Als Privatkunde bekommt man sogar eine Flatrate der monatlich einzuscannenden Briefe. Für schätzen an dem Service, dass die Preis-Struktur immer sehr übersichtlich und transparent war. Und zusätzlich Kosten wie bspw. für die Einrichtung des Nachsendeauftrags wurden auch vorher kommuniziert (ohne böse Überraschungen).

So liegt die Einrichtung des Nachsendeauftrags im privaten CAYA-Abonnement bei 27 Euro (via Deutsche Post AG; Kosten für bis zu 5 Personen an einer Adresse; je 12 Monate). Ein geschäftlicher Nachsendeauftrag für 12 Monate über die Deutsche Post liegt derzeit bei 50 Euro (Stand 20.03.2020).

Wir zahlen also:

Business Tarif: 271,32 Euro (inkl. Mwst. für 1 Jahr)

+ Nachsendeauftrag Privat für bis zu 5 Empfänger: 27 Euro (inkl. Mwst. für 1 Jahr)

+ Nachsendeauftrag geschäftlich: 50 Euro (inkl. Mwst. für 1 Jahr)

Insgesamt kommt man dann auf Kosten in Höhe von 348,32 (inkl. Mwst.) für 1 Jahr. Das entspricht ca. 29,03 Euro (inkl. Mwst.) pro Monat. Dafür können aber auch 3 Personen sowie ein in Deutschland registriertes Unternehmen ihre gesamte Post digital empfangen. Zusätzlich gibt es noch Kapazitäten für 2 weitere Personen, die ebenfalls über den Account geführt werden können (bspw. für Familienmitglieder, die im selben Haus wohnen).

Wir persönlich finden den Betrag sehr fair. Zumal du einen Business-Tarif auch steuerlich als Betriebsausgaben geltend machen kannst.

Briefträger sensibilisieren

Gerade, am Anfang kann es aber passieren, dass der Briefträger nicht den Nachsendeauftrag berücksichtigt und den Brief trotzdem in den Briefkasten einwirft. Um das Problem zu lösen stellt Caya kostenlos bei Neuabschluss einen Aufkleber zur Verfügung den du einfach auf den Briefkasten kleben kannst:

Caya Post Nachsendeauftrag Briefkasten Aufkleber
Caya stellt kostenlos einen Aufkleber für den Briefkasten bereit

Alternativ eignet sich natürlich auch ein einfacher Ausdruck “Bitte Nachsendeauftrag beachten”. Um den Briefträger an die neuen Umstände (die Nachsendeaufträge) zu gewöhnen hat es für uns bislang sehr gut funktioniert. Allerdings solltest du diesen auch nach einiger Zeit wieder abmachen um Einbrecher nicht anzulocken.

Wenn du also als digitaler Nomade planst bald zu vereisen und vorher Caya für die Post einrichten möchtest, solltest du einige Wochen Vorlaufzeit einplanen (um den Briefträger daran zu gewöhnen und um zu testen ob alles funktioniert).

Unser Fazit

Unserer Meinung nach kannst du mit Caya Post (Briefpost) sehr gut verwalten. In unserer Rolle als digitale Nomaden hat Caya in den vergangenen Jahren sehr gute Dienste geleistet und wir wurden bislang auch nicht enttäuscht (nicht einmal haben wir einen Brief nicht erhalten). Jeder Brief, der per Nachsendeauftrag an Caya gesendet wurde, wurde dort auch eingescannt.

Daher haben wir bislang wirklich gute Erfahrung mit dem Service gemacht. Manchmal hatten wir das Gefühl, dass die Post noch ein wenig schneller hätte eigescannt werden können, wenn man sich das Post-Versanddatum anschaut. Aber alles in allem sind wir noch nicht in Schwierigkeiten hinsichtlich einem versäumten Zahlungsdatum bei versendeten Rechnungen o.ä. gekommen.

Wer also häufig unterwegs ist (wie wir bspw. als digitale Nomaden) und trotzdem seine Post empfangen möchte, kommt um AnzeigeCaya nicht herum. Der digitale Briefkasten erleichtert uns das Reisen erheblich und entlastet Freunde und Familienangehörige, die sich ansonsten mehrmals pro Woche vor den Scanner stellen dürften.

Wir können Caya daher auf jeden Fall empfehlen. Nachfolgend findest du noch unsere eigene persönliche subjektive Bewertung zum Scanservice:

Caya - Briefpost digital empfangen

9

Benachrichtungen bei Posteingang

8.5/10

Digitales Interface

9.6/10

Schnelligkeit vom Scan-Vorgang

8.0/10

Caya-Support

9.1/10

Preis-Leistungs-Verhältnis

9.6/10

Vorteile

  • Günstige Tarife die sich nach dem Briefaufkommen richten
  • Inkl. App für den Empfang von Post unterwegs
  • Einrichtung vom Nachsendeauftrag wird abgenommen
  • Schickes und sehr modernes Interface
  • Zügiger Scanvorgang

Nachteile

  • Benachrichtigung funktioniert manchmal nicht, wenn auch noch "Nachzügler" eingescannt werden müssen, die Erstbenachrichtung aber schon raus ist
  • Support braucht auch schonmal 1 bis 2 Tage zum Antworten
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